Hoe schrijf je zo snel mogelijk een voortgangsrapportage?
Veel mensen vragen ons hoe lang je mag doen over een voortgangsverslag. Laten we het grof nemen: 15 minuten is meestal genoeg voor het beschrijven van een sessie van 45 minuten. Maar hoe lukt je dat? Vier praktische tips die ervoor zorgen dat je één schrijfstap tegelijk zet en multitasken vermijdt.
Stap 1: Begin niet meteen te schrijven
Wil je een voortgangsverslag (ook wel: gespreksrapportage, sessieverslag) snel maken, dan kun je beter niet meteen beginnen met schrijven. Klinkt dat gek? Het is slim om eerst even na te denken, voordat je gaat typen. Hang als een helikopter boven het gesprek: wat was het belangrijkste?
Stap 2: Noteer eerst kernwoorden
Heel handig is om eerst wat kernwoorden te noteren. Zo kun je tempo maken bij het uitschrijven van het verslag in stap 3, want het denkwerk is dan al gedaan.
Maak bewuste keuzes: dit moet erin en dat niet. Is het echt nodig voor het behandeldoel om een bepaald thema te noteren? Welke details hoeven niet op papier?
Stap 3: Schrijf een ruwe versie
Kernwoorden klaar? Schrijven maar. Breid de kernwoorden uit tot zinnen. Je werkt stevig door. Wees niet te precies en verbeter nog helemaal niets. Eerst moet er zo snel mogelijk een ruwe versie op het scherm komen. Dat is stimulerend, want het belangrijkste staat er dan al.
Stap 4: Zet de puntjes op de i (een paar…)
Nu is de tijd rijp om de tekst af te maken. Wees daarbij alert op de perfectionisme-valkuil. Hoe? Bepaal van tevoren hoeveel tijd je neemt om je rapportage bij te punten, bijvoorbeeld vijf minuten. Pas alleen kromme en te lange zinnen aan. Vergeet niet de slogan: ‘Beter klaar dan perfect.’
Kanttekening
Relativering: soms heb je in een gesprek heel veel nieuwe, relevante informatie gekregen. Dan is een wat langere schrijftijd op zijn plaats. Zorg dan dat je in het schrijfkwartier in ieder geval de kernwoorden hebt genoteerd. Uitwerken kan later.
